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提高效率的十个方法

时间:2015-04-14 20:29:13本文内容及图片来源于读者投稿,如有侵权请联系xuexila888@qq.com 若木 我要投稿
  怎么提高工作效率?怎么提高学习效率?如何进行时间管理?怎么自我充电,不断提高自己?这都是我们所关心的问题。而除了学习快速阅读方法,学习记忆方法外,还有什么可以提高我们的效率呢?下面为大家介绍提高工作效率的十个方法。
  1.确定方向 不走冤枉路
  俗话说:“马壮车好不如方向对”,这句话的典故来自春秋战国时期,有位夫子准备了很多行李,准备去南方的楚国,就向路人问路。路人说:“此路非很楚国”这位夫子说:“我的马很壮,没有关系。”路人又再强调这不是去楚国的方向,夫子还是固执地说:“我的车很坚固”。路人只好叹息:“这不是去楚国的方向呀!”方向错了,再怎么努力也是枉然的。
  仔细想想做这项工作的重点是什么,目标是什么,希望通过这项工作得到什么成果。按目前的方向是不是真的能得到想要的结果,与你的主管和上下流流程的同事一起讨论,再决定整个方向和流程。
  提醒:光忙是不够的。关键是:我们到底在忙什么。
 
  2.做行事历和项目执行计划
  事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事。你可以利用以下的工具:
  * 电脑软件,比如计划表、日程表和日历
  * 日历或是商务日志
  * 自己设计的简单表格
  以一天的计划表来说,首先列出你必须做的事。这些是你今天的首要工作;然后列出应该做的事,以及可做但不急的事。然后评估各项工作所需的时间,最后决定如何把时间分配到这些工作上。记住,应该把最重要的事情放在一天中状态最好的时间去做。一天的时间规划完成后,可以延伸成一周的计划,决定一周内最重要及必须做的事。每天确认行程是否按计划推进。
  提醒:知道计划何时开始,就开始列进度,但不要让计划的时间取代了执行的时间。
 
  3.运用系统思考,工作分类进行。
  养成把握重点,循序渐进,集中力量的习惯,决定次序,从最重要的事情着手。我们必须先决定哪一个工作比较重要,优先去做;哪些不重要,可以缓办。不考虑优先顺序所产生的另一个结果会是一事无所。而且被拖延或耽误的事情,等以后再提出来的时候已经为时过晚了。
  ●按工作的重要性决定完成工作的优先顺序
  ●按工作的重要性决定投入工作的时间
  ●同性质、同种类、类似性高的工作一次解决
  ●不断思考是否有更有效率的工作方法
  ●避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费,如杀鸡用牛刀
  提醒:不要浪费时间做“垃圾”工作,去做那些会增加你的生产力的工作。
 
  4.事前准备需周到
  在工作过程中再花时间去寻找所需要的资料或工具,只会事倍功半,增加出错的机会。事前就把一切所需都准备好,即取即用。
  ●随时准备好“最新”的资讯:“资料”的随时更新与增删,可以让我们永远掌握到最新的信息,并随时做好整理归类等工作,以供我们随时掌握最新的状况,并可迅速做出正确的思考判断。
  ●要有「工具库」的观念:随时将自己的“知识、经验、技能”等,做好转换成工具的观念,以便随时可以拿出来运用,或重新组合,以便缩短时间,提高效率,增加更多的成功机会。
  ●寻找自己的良师:在公司内外寻求一群具备不同专业技能和职位的良师,通过良师的经验、智慧和人脉,可以提供各类的协助。
  提醒:当你在做小事情的时候,你必须想大事情,以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。
 
  5.不断学习新的知识与技能
  在十倍速生涯里,工作变换得快,工作速度本身也快,加上外在环境及产业新知识加速产生,若不加紧学习脚步,就可能像老牛拖著重车,或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样,不仅充满了无力感,更会遭受到时代无情的淘汰。“苦干”是成功的充分或基本条件,但它并不能保证成功,今天我们还要聪明工作,只有不断学习才能提升工作效率及创新。
  不断学习对工作能力的增进很重要,综观古今中外的成功人士,或是观察卓越企业的主管,主动发问、参加课程,甚至只是默默观察别人怎么做,都能从中学习到新知识与技术,再消化出更有效的做事方法与解决问题的方案。
  提醒:今天要追求成功,和是否拥有能够开花结果的知识,知识多快能够开花结果成正比。
 
  6.创意使你轻松做事
  有创造力,才不会为了一些问题苦思对策,在无例可循的情况下,急得像热锅上的蚂蚁,坐立难安。时时评估创意带来的好成果,在过程中你会领悟到,利用保险单来解决问题是一种居心叵测而有趣的事,培养创意绝对是企业人必备的技巧之一。
  培养创造力的方法有以下几种:
  ●开放心胸,经常注意周围的环境,就像科学家善于观察四周的一举一动,就可发现很多新方法能解决老问题。
  ●检查所有可能的方案,千万不要因为“不可能”、“幼稚”、“没有人成功过”或是“从来没有听说过”之类的原因而轻易放弃。
  ●善用自己的第六感,保有敏锐的感觉,放松身心,运用你的灵感,突破思维的限制
  ●抽离各个解决问题方案的精华,予以分类整理,再重新组合,看看彼此的关系如何,能否衍生出新的观点。
  提醒:现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变,但往往斤斤计较员工是否准时上班。
 
  7.适当的E化工具辅助
  高科技能帮助你节省时间,不过先决条件是要选对适合自己的,考量你希望他为你做什么?它对你有用吗?购买软件前应做研究,确定它的功能符合你的需求要让e化工具确实帮你提升效率,请遵循以下步驟:
  ●请教同时熟悉科技产品与你的工作內容的高手,了解你正考虑采用的工具有哪些利弊,是否能节省时间、提升生产力,增加你的工作优势。
  ●列一张采购评量表,跟软件的销售人员再讨论一次。
  ●花点时间熟练这个工具的基本技巧,这时候所花的时间,将来都会加倍带来利益。
  一般会使用的e化工具,包括电脑及各种管理软件,备份系统、电子邮件、网络平台(包括线上服务、新闻布告、BBS等)、PDA、手机、扫描仪等,即使平常使用的传真机、录音机等,其实都有一些功能可以提升效率。
  提醒:如果不了解科技,就永远不可能让科技为你服务。
 
  8.借用他人的時间
  要让工作有效率,分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一,授权是节省时间的终极武器,也是增加效率的法宝。投资一点时间常常和你的员工沟通,会产生很大的效益,尤其要让他们搞清楚状况,否则他们就不可能分担工作负荷。
  以下基本原则帮助你更有效地授权:
  ①决定什么事要授权出去。授权和交托正常工作任务是不同的。授以是交付某人完成你的工作职责,但是你保有控制权,并负有责任。
  ②说明清楚你要的结果。一般来说,被授权者都会用自己的方式去完成任务,如果你希望运用特定的方法去完成,一开始就要让对方知道。
  ③清楚界定现任。确定对方了解他所应负的责任,如果他不了解任务及目标,或是不符合你的期望,要重新仔细检讨整件事。
  提醒:高绩效者会集中心力于解决问题,而不是责怪问题的发生。
 
  9.适度休息,消除压力
  每份工作都有压力,我们的压力就在于自己的情绪管理上。情绪管理就象大禹治水一样,最好能够疏导。如果一股脑将不满情绪发在同工作或同事身上,只会让工作受阻,压力更大。
  《EQ》作者Daniel Goleman提出提升情绪智商的五个步骤:
  ①我想成为什么样的人?想像一下自己几年后自己想成为怎么样的人?思考一下自己典型的一天是什么样子?
  ②我到底是谁?看清自己的弱点很重要,但也要了解自己的长处。
  ③我要如何改变?拟定计划朝目标去改变,按部就班,从自我觉醒开始练习。
  ④改变要如何持续?持续要靠实践,要一遍又一遍地提醒自己打破过去的思考和行为模式。
  ⑤找谁帮忙?要增进情绪管理的能力,一定要有人帮忙,创造支持我们改变的环境。
  提醒:在他人所轻蔑的事获得成功,是了不起的事。因为这必须克服他人和自己。
 
  10.保持时间弹性。
  很多人都有一种错误的观念,以为多做一点事,多花一点时间就会多一点成果。但是人在精疲力尽的状态下,反而容易犯错,也许隔天醒来,又要从头再来。这时,选择休息一天,或许工作效率会更高。而且计划未必能完全按期望进行,这时,在时间表上留空就一定有其必要性。
  提醒:让每一分钟都上紧发条,然后适时放松,让工作游刃有余,事业顺利还能兼顾生活。
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